Gala dinner không chỉ là một buổi tiệc đơn thuần mà còn là dịp đặc biệt để doanh nghiệp gắn kết nội bộ, lan tỏa văn hóa và tri ân những đóng góp của tập thể cán bộ nhân viên. Tuy nhiên, để tổ chức một chương trình ý nghĩa mà vẫn tiết kiệm chi phí là điều không hề dễ dàng. Bạn đang băn khoăn không biết chi phí tổ chức gala dinner bao nhiêu là hợp lý? Cần chuẩn bị những hạng mục gì để tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo hiệu quả và ấn tượng? Trong bài viết này, Fine Up Event & Teambuilding sẽ chia sẻ chi tiết 7 hạng mục quan trọng giúp bạn dự trù chi phí gala dinner chính xác và chuyên nghiệp nhất.
Mục đích để mỗi doanh nghiệp tổ chức gala dinner
Không phải ngẫu nhiên mà chương trình gala dinner lại được rất nhiều công ty lựa chọn trong mỗi dịp đặc biệt. Không quá cầu kỳ như các sự kiện khác, nhưng lợi ích mang lại cho thương hiệu là rất lớn:
- Quảng bá hình ảnh thương hiệu: Gala dinner là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, lan tỏa những giá trị cốt lõi, văn hoá tới đối tác, khách mời, nhân sự. Thông qua cách bố trí hạng mục sân khấu, địa điểm tổ chức, bài phát biểu,…
- Xây dựng tinh thần đội ngũ: Gala dinner là không gian hoàn hảo để các nhân sự trong công ty tạm gác lại công việc hàng ngày, cùng nhau chia sẻ, kết nối và thấu hiểu hơn. Những khoảnh khắc vui vẻ, những hoạt động chung trong đêm tiệc giúp tăng sự gắn bó giữa nhân viên và lãnh đạo. Từ đó xây dựng một tập thể đoàn kết cho phát triển thương hiệu.
- Lan toả văn hoá doanh nghiệp: Thông qua mỗi chương trình gala dinner là cơ hội để công ty thể hiện rõ bản sắc, văn hoá, giúp tạo nên bản sắc riêng biệt
Để cho bữa tiệc trở nên trọn vẹn và ý nghĩa nhất thì việc dự trù chi phí tổ chức gala dinner. Điều này giúp bạn có kế hoạch rõ ràng, phù hợp với ngân sách nhưng vẫn đảm bảo tính độc đáo, sáng tạo. Không những thế, việc dự trù chi phí tổ chức sẽ hạn chế tối đa phát sinh sau mỗi chương trình.
Tổng hợp những hạng mục cần dự trù trong chi phí tổ chức gala dinner
Mặc dù gala dinner không phải là sự kiện đòi hỏi kỹ thuật cao như chương trình hội nghị, hội thảo, MICE. Nhưng đây là sự kiện diễn ra thường niên nên để tối ưu tài chính nhất có thể thì không thể bỏ qua quy trinh dự trù chi phí tổ chức gala dinner, chi tiết cụ thể như sau:
Hạng mục 1: Thuê địa điểm
Dự trù chi phí tổ chức gala dinner cho việc thuê địa điểm tổ chức. Yếu tố này phụ thuộc chính là số lượng thành viên tham gia, quy mô tổ chức. Nếu như chương trình gala dinner kết hợp với year and party nội bộ thì cần thuê địa điểm phù hợp với số lượng người tham dự.
Nhưng nếu như doanh nghiệp tổ chức gala dinner kết hợp với bữa tiệc tri ân đối tác, hàng hàng thì cần lựa chọn địa điểm tổ chức hoành tráng, sang trọng, rộng lớn. Đối với những địa điểm này thường sẽ tốn rất lớn chi phí cho việc thuê địa điểm tổ chức.
Hạng mục 2: Sân khấu
Đây không phải là yếu tố quan trọng bậc nhất trong mỗi buổi tiệc gala dinner nhưng chắc chắn không thể thiếu trong checklist dự trù chi phí tổ chức gala dinner. Thông thường, sân khấu thường được bố trí ở khu vực trung tâm để mọi người dễ dàng quan sát các hạng mục như khen thưởng, tri ân, ca nhạc, văn nghệ,…
Chính vì vậy, việc đầu tư chi phí tổ chức gala dinner cho sân khấu một cách hợp lý là điều hết sức cần thiết. Tùy vào quy mô chương trình, bạn nên lựa chọn kích thước sân khấu sao cho hài hòa và phù hợp. Với những buổi tiệc quy tụ trên 150 khách mời, một sân khấu rộng rãi, vững chãi không chỉ đáp ứng yếu tố kỹ thuật khi biểu diễn mà còn góp phần tôn lên vẻ đẹp trang trọng, chỉn chu cho toàn bộ không gian sự kiện.
Hạng mục 3: Chi phi tổ chức gala dinner cho in ấn
Tuy là một khoản chi thường bị xem nhẹ khi dự trù chi phí tổ chức gala dinner, nhưng hạng mục thiết kế – trang trí lại hiện diện ở hầu hết mọi góc của sự kiện. Từ những backdrop rực rỡ sắc màu, photobooth sáng tạo, standee nổi bật cho đến những tấm thiệp mời được chăm chút chỉn chu. Tất cả đều góp phần làm nên dấu ấn hình ảnh chuyên nghiệp và đầy cảm xúc cho đêm tiệc.
Hạng mục 4: Ăn uống
Khi nói đến chi phí gala dinner, hạng mục ăn uống luôn chiếm một phần đáng kể. Đặc biệt với những chương trình có quy mô lớn và số lượng khách mời đông đảo. Mỗi bữa tiệc đều mang trong mình sứ mệnh gắn kết và tri ân. Vì thế, chất lượng ẩm thực là yếu tố không thể xem nhẹ và cần đảm bảo yếu tố an toàn thực phẩm.
Thông thường, chi phí cho một suất ăn trong gala dinner dao động khoảng 500.000VNĐ/người. Từ đó, bạn có thể dễ dàng nhân lên dựa trên số lượng khách mời để dự trù kinh phí phù hợp. Với những sự kiện lớn, riêng phần ăn uống có thể chiếm đến 40% tổng chi phí tổ chức gala dinner.
Bên cạnh số lượng, mức chi còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: chất lượng món ăn, thương hiệu đơn vị cung cấp, hình thức phục vụ (set menu hay buffet), cũng như phong cách bài trí. Tùy vào ngân sách, định hướng chương trình và trải nghiệm bạn muốn mang lại, sẽ có những lựa chọn linh hoạt để tối ưu mà vẫn giữ trọn tinh thần của bữa tiệc.
Hạng mục 5: Khen thưởng
Thông thường qua mỗi chương trình gala dinner thường đi kèm với các hạng mục như vinh danh, khen thưởng bằng hiện vật, sản phẩm do công ty sản xuất ra hoặc có thể là tiền mặt. Dù là bất cứ hình thức nào thì mỗi chương trình sẽ đều có hạng mục đặc biệt này nhằm khích lệ, động viên tinh thần của nhân sự.
Hạng mục 6: Chi phí tổ chức gala dinner cho nhân sự
Để sự kiện gala dinner thành công thì không thể thiếu đội ngũ nhân sự đặc biệt này. Góp phần tạo nên bầu không khí sôi động, náo nhiệt, cháy bỏng nhất. Đặc biệt đối với những chương trình lớn cần phải dự trù chi phí gala dinner cho nhân sự chi tiết để tạo nên thành công lớn của chương trình như:
- MC: Nên lựa chọn MC có kinh nghiệm, khả năng làm chủ sân khấu và truyền tải đúng tinh thần chương trình. Dù chi phí thuê MC không rẻ, nhưng đây là yếu tố quan trọng giúp sự kiện chuyên nghiệp và hấp dẫn hơn.
- Ca sĩ: Các tiết mục nghệ thuật sẽ khiến không khí gala dinner trở nên sôi động, cuốn hút và giàu cảm xúc. Chi phí thuê ca sĩ, nhóm múa tùy thuộc vào mức độ nổi tiếng và hình thức biểu diễn. Nhưng đây sẽ là điểm nhấn không nên bỏ qua
- Điều hành: Đây là mắt xích quan trọng giúp sự kiện diễn ra đúng kịch bản. Họ chịu trách nhiệm phân công, kiểm soát tiến độ và phối hợp các bộ phận để gala dinner vận hành trơn tru.
- Đội ngũ kỹ thuật: Thực hiện các nhiệm vụ như setup âm thanh, ánh sáng, xử lý mọi tình huống xuyên suốt sự kiện diễn ra.
Hạng mục 7: Chi phí tổ chức gala dinner phát sinh
Dù được chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, bất kỳ sự kiện nào – đặc biệt là gala dinner – cũng khó tránh khỏi những khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Đó có thể là chi phí thuê địa điểm tăng đột ngột, thực đơn thay đổi theo yêu cầu khách mời, hoặc cần bổ sung nhân sự để đảm bảo chất lượng chương trình. Chính vì thế, khi lập kế hoạch, việc dự trù chi phí tổ chức gala dinner phát sinh là điều bắt buộc, giúp bạn chủ động ứng phó và giữ cho đêm tiệc diễn ra trọn vẹn, chỉn chu đến từng chi tiết
Kết luận
Chi phí tổ chức gala dinner không chỉ là con số, mà là sự đầu tư cho trải nghiệm. Việc nắm rõ các hạng mục chính giúp doanh nghiệp làm chủ ngân sách và đảm bảo hiệu quả tổ chức.
Fine Up Event & Teambuilding – với kinh nghiệm và tâm huyết – cam kết mang đến cho bạn giải pháp tối ưu, từ lập kế hoạch đến triển khai sự kiện. Liên hệ ngay để bắt đầu tạo dấu ấn riêng cho gala dinner của bạn.
