Thuê địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với ý tưởng, concept, mục đích của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng đầu tiên thu hút khách và quyết định lớn tới thành công của event. Nếu bạn đang có kế hoạch cho sự kiện hoàn hảo mà chưa biết chọn địa điểm cho phù hợp, thành công nhất. Hãy cùng theo chân Fine Up tìm hiểu ngay bài viết sau để tìm ra không gian hoàn hảo cho sự kiện của mình nhé!
5 lưu ý quan trọng cần biết để thuê địa điểm tổ chức sự kiện như ý
Có rất nhiều địa điểm tổ chức event khác nhau, có thể là trong nhà, ngoài trời, event cho 100 người, 200 người, 500 người,…..Để chọn được địa điểm phù hợp, đòi hỏi bạn cần bỏ túi 5 hạng mục quan trọng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện dưới đây:
Xem xét tới mục đích của sự kiện
Bạn muốn tổ chức sự kiện như thế nào, ấm cúng hay concept hài hước thú vị, trang trọng hay rực rỡ? Mỗi chương trình đều mang tới dấu ấn riêng biệt, mục đích, màu sắc, cách tổ chức và văn hóa doanh nghiệp riêng khác nhau. Vì thế, trước khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện bạn cần nắm được mục đích của event.
Vì đơn giản, một hội thảo họp báo sẽ khác hẳn so với bữa tiệc year end party, tiệc tri ân, team building sôi động. Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ thích hợp hơn với event mang tính gắn kết, còn khán phòng hiện đại, sang trọng sẽ thích hợp hơn với talkshow, hội thảo,…..
Quy mô thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện, điều quan trọng thứ hai là phải chọn không gian phù hợp với quy mô sự kiện. Tùy vào số lượng khách mời, bạn cần đảm bảo không gian vừa đủ, tránh quá chật chội hay quá rộng, khiến sự kiện mất đi sự ấm cúng và chuyên nghiệp. Đừng quên tính toán cả trường hợp khách mời vắng mặt hay vượt quá số lượng để chuẩn bị phương án dự phòng.
Ngoài hội trường chính, bạn cũng cần chú ý đến các khu vực phụ như sảnh đón khách, khu vực chụp ảnh lưu niệm. Với sự kiện lớn, không gian rộng rãi sẽ giúp khách mời di chuyển dễ dàng, đồng thời cũng giúp cho nhân sự hoạt động, không gian làm việc hiệu quả hơn.
Vị trí của địa điểm tổ chức event
Điều quan trọng nhất định bạn không thể bỏ qua khi thuê địa điểm tổ chức event đó chính là dành 1 ngày để khảo sát trước địa điểm. Chẳng hạn như địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội thì vị trí ở đâu, gần trung tâm không, phương tiện di chuyển đi lại, nghỉ ngơi khách mời có phù hợp với ngân sách không? Giao thông tốt, thuận lợi hay không?
Một mẹo nhỏ cho bạn khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện là ưu tiên nơi có view đẹp, không gian đường lối đi lại rộng rãi thoải mái. Không nên chọn những khách sạn có lối vào lắt lẻo, vừa tốn nhân sự chỉ đường, vừa khiến khách mời toát mồ hôi mới vào được sự kiện.
Dịch vụ và tiện ích đi kèm
Có thể bạn không biết, thuê địa điểm tổ chức sự kiện càng nhiều tiện ích thì càng tiết kiệm được thời gian, công sức bỏ ra. Chẳng hạn như các địa điểm cho hội thảo thì nên chọn địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà tại các khách sạn, trung tâm tổ chức hội nghị có phòng tích hợp sẵn thiết bị họp, internet tốc độ tốt, có cung cấp teabreak, dịch thuật,….
Còn đối với event sôi động, tiệc tri ân, bữa tiệc giao lưu các thành viên thì ưu tiên thuê địa điểm có hệ thống âm thanh ánh sáng, sân khấu, thiết bị tốt,…..Chuẩn bị cho tiết mục văn nghệ lý tưởng, hoàn hảo nhất.
Chú ý tới hợp đồng thuê
Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện hợp pháp cần thỏa thuận rõ ràng vấn đề hai bên, giá cả từng hạng mục, thời gian thuê, ghi rõ quyền và nghĩa vụ của 2 bên, trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng,…..Kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo không thiếu yếu tố nào để nếu bất cứ tình huống xấu nào xảy ra, sự kiện của bạn sẽ được đền bù thỏa đáng, bảo vệ trước pháp luật.
Đồng hành cùng bạn – Fine Up tổ chức sự kiện trọn gói từ A – Z
Việc tìm kiếm một địa điểm ấn tượng, tiện nghi và dễ dàng di chuyển luôn là một thách thức không nhỏ đối với nhiều doanh nghiệp. Nếu bạn đang có ý tưởng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà chưa thuê được địa điểm ưng ý, lý tưởng, đừng lo vì Fine Up đã đồng hành cùng bạn.
Chúng tôi không chỉ giúp bạn tìm kiếm và thuê địa điểm tổ chức sự kiện hoàn hảo, mà còn đồng hành cùng bạn xuyên suốt từ khâu chuẩn bị, setup, lên concept sáng tạo, cho đến việc điều hành và tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp. Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, Fine Up Event & Teambuilding cam kết mang đến cho bạn một sự kiện trọn vẹn, từ những chi tiết nhỏ nhất đến tổng thể. Hãy để chúng tôi biến khoảnh khắc quan trọng trong event thành dấu ấn khó quên, thể hiện rõ bản sắc văn hóa doanh nghiệp.
Kết luận
Hy vọng những chia sẻ hữu ích trên giúp bạn thuê địa điểm tổ chức sự kiện ưng ý, phù hợp mục đích, ngân sách doanh nghiệp. Nếu bạn đang còn bất cứ câu hỏi, hay đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội thì đừng ngần ngại, nhấc máy liên hệ ngay tới Fine Up Event & Teambuilding. Được đồng hành, hợp tác cùng quý doanh nghiệp trong sự kiện trọn vẹn, thành công chính là niềm vinh dự đáng có của chúng tôi.
